Fitness offerings in companies often fail because they're too far away – in time, distance, or mindset. A partnership with a local studio or a network provider such as Urban Sports Club or Hansefit solves exactly this problem, without the company having to build its own infrastructure.
What sets a good partnership apart from a mediocre benefit What matters most is the barrier to first use. Partnerships where employees have to sign their own contract, submit an application, or handle monthly billing are used far less often than models with a single registration link and instant access. The best partnerships work like a digital key: set up once, then use without limits. Network providers with many locations are especially suited to hybrid teams who aren't in the same place every day.
How to keep usage rates high from the start A partnership agreement is useless if it gathers dust on the intranet. The most powerful marketing tool is personal recommendation: when colleagues talk over lunch about using the studio, that pulls harder than any poster. Targeted kickoff activities – a shared first visit, a short intro session – significantly lower the psychological barrier to entry.
How to put it in place
- 1Sammle ein bis zwei Fitnessstudios in fußläufiger Nähe und frage Firmenkonditionen sowie Kursangebot ab.
- 2Verhandle vergünstigte Mitgliedschaften ohne lange Bindung und kläre, ob ein Mindestteilnehmerkreis nötig ist.
- 3Stimme mit der Lohnbuchhaltung die steuerfreie Behandlung nach §3 Nr. 34 EStG (bis 600 EUR pro Jahr) ab und dokumentiere die Voraussetzungen.
- 4Lege fest, wie der Zuschuss abgerechnet wird (direkt ans Studio oder als Erstattung) und halte das schriftlich fest.
- 5Informiere alle Mitarbeitenden über Konditionen, Studio-Standort und den Anmeldeweg in einer klaren Kurz-Anleitung.
- 6Stelle einen einfachen Anmelde-/Freischalt-Prozess bereit (Formular oder Ansprechperson im Studio).
- 7Kommuniziere die steuerlichen Vorteile und den Eigenanteil transparent, damit keine Fragen offen bleiben.
- 8Pflege die Teilnehmerliste und melde Neuzugänge sowie Austritte zuverlässig ans Studio.
- 9Sammle ein- bis zweimal im Jahr Rückmeldungen zu Öffnungszeiten, Kursen und Zufriedenheit.
- 10Halte den Kontakt zum Studio, um bei Bedarf zusätzliche Kurse (z.B. Rückenschule) zu ergänzen.
- 11Werte anonym die Nutzungsquote und Zufriedenheit aus und gleiche sie mit den Kosten ab.
- 12Prüfe, ob die steuerfreie Grenze eingehalten wird und die Dokumentation vollständig ist.
- 13Entscheide gemeinsam mit der Geschäftsführung über Verlängerung, Studiowechsel oder Ausweitung des Angebots.
What you need
- Effort
- half a day
- Cost
- with budget
- Setup
- 480 min
- ✓ Tax-deductible (§3 No. 34)
- ✓ Attractiveness
- ✓ Sustainable
Eligible for funding: up to €600 tax-free
As part of a structured workplace health process, this measure is tax-free under § 3 no. 34 of the German Income Tax Act (EStG) up to €600 per employee per year — BGF-Kompass supplies the process. Certified offers (e.g. from Upfit) are additionally subsidised by statutory health insurers under § 20b SGB V.
Health-insurer funding & tax: how to apply →Adopt it for your company
Register for free — and the measure is ready to go in your cockpit: invitation, feedback survey and appointment are already set up. First cycle, first numbers for the boss.
Start for free nowRather take a look first? To the live demo →
Contributes to
Measure the impact with
Action field
Physical Activity →A fitting occasion
Related best practices
Not sure where to start? 5-minute self-check →