Podłączenie Personio i DATEV: wskaźniki BGM automatycznie zamiast w Excelu

Dlaczego ręczne zbieranie danych to wasz największy pożeracz czasu

Miesięczna analiza BGM w większości zespołów HR przebiega według tego samego schematu: eksport danych o nieobecnościach z systemu HR, wklejenie do arkusza Excel, ręczne obliczenie wskaźnika absencji chorobowej, wyszukanie wskaźnika fluktuacji w innym pliku, połączenie wszystkiego w trzecim pliku – a wynik i tak nigdy nie jest w pełni aktualny. Według badania wśród osób odpowiedzialnych za HR w firmach średniej wielkości ten ręczny proces kosztuje średnio cztery godziny miesięcznie, wliczając korektę błędów.

Problem nie leży w braku woli do analizy, lecz w architekturze systemów: narzędzie BGM i system HR nie komunikują się ze sobą. A wszystkie istotne dane surowe już dawno istnieją cyfrowo – w Personio, DATEV HR, rexxHR czy Kombo. Integracja tych systemów jest rozwiązana technicznie, a nakład pracy jest jednorazowy i niewielki.

Które wskaźniki przepływają automatycznie

Gdy tylko twój system HR zostanie połączony przez API z EasyBGM, następujące wskaźniki są automatycznie synchronizowane i dostępne bez ręcznego eksportu:

**Absencja chorobowa:** liczba dni chorobowych na pracownicę i okres, w podziale na dział, lokalizację i rodzaj zatrudnienia. EasyBGM oblicza na tej podstawie wskaźnik i pokazuje trendy na przestrzeni dwunastu miesięcy.

**Fluktuacja:** przyjęcia i odejścia w okresie synchronizacji. Na tej podstawie automatycznie powstaje oczyszczony wskaźnik fluktuacji – oddzielnie dla dobrowolnych odejść i rozwiązań umów z przyczyn firmowych, o ile twój system HR prowadzi takie rozróżnienie.

**Liczba zatrudnionych i struktura wiekowa:** aktywni pracownicy według działu, grupy wiekowej i stażu pracy. Szczególnie przydatne przy demograficznym planowaniu BGM: które grupy wiekowe są nieproporcjonalnie dotknięte absencją chorobową? Gdzie za pięć lat istnieje ryzyko utraty kompetencji z powodu przejścia na emeryturę?

**Rodzaje nieobecności:** rozróżnienie choroby, urlopu, urlopu rodzicielskiego i innych nieobecności – istotne, by oddzielić rzeczywiste obszary działania BGM od efektów sezonowych.

Synchronizacja odbywa się w konfigurowalnych odstępach czasu (codziennie, co tydzień lub co miesiąc) i może być ograniczona do określonych pól, aby transfer danych pozostał szczupły.

Synchronizacja danych zgodna z RODO

Dane HR są szczególnie chronione – dotyczy to również zagregowanych wskaźników, gdy tylko możliwe są wnioski dotyczące pojedynczych osób. Przy integracji decydujące są trzy punkty:

**Brak odniesienia do osób na poziomie wskaźników:** EasyBGM odbiera i przechowuje wyłącznie wartości zagregowane (absencja chorobowa w procentach, liczba zatrudnionych na dział). Poszczególne dane chorobowe czy numery personalne nie są przesyłane ani przechowywane. Jest to zapewnione technicznie, nie tylko w dokumentacji.

**Rejestr czynności przetwarzania i przetwarzanie powierzone:** Połączenie między systemem HR a narzędziem BGM podlega przetwarzaniu powierzonemu zgodnie z art. 28 RODO. EasyBGM udostępnia standardową umowę powierzenia przetwarzania danych. Musi ona być podpisana przed pierwszą synchronizacją – nie jako formalność, lecz ponieważ wiążąco reguluje terminy usuwania danych i ograniczenia dostępu.

**Dostęp i rejestrowanie:** Tylko osoby z rolą administratora BGM widzą zsynchronizowane wskaźniki. Każde pobranie danych jest rejestrowane. Pracownicy muszą być poinformowani o przetwarzaniu – zazwyczaj poprzez uzupełnienie polityki prywatności lub podręcznika pracownika, a nie poprzez indywidualne zgody, ponieważ chodzi o analizy firmowe.