Many of the most productive conversations in the office don't happen in the meeting room, but on the way there. Outdoor meeting spots formalize this effect: they turn the outdoor space into a workspace on equal footing – with a table, a bench, and, where needed, a power outlet.
What happens outside that doesn't work indoors Fresh air, natural light, and movement during a conversation activate different areas of the brain than sitting in a conference room. Creative meetings, feedback conversations, and relaxed 1:1s benefit the most: hierarchy feels flatter outside, the mood is more relaxed, the conversation more open. At the same time, an outdoor meeting sends a strong signal: we're taking the time – and we're going outside because it's good for us.
How spontaneous plans become fixed locations The difference between a one-off outdoor meeting attempt and an established outdoor meeting culture lies in the infrastructure. A sturdy table with a bench, optional shade, and ideally access to a power outlet turns a good idea into a real workspace. Offering the outdoor area as a room option in the calendar – 'Terrace spot' alongside 'Meeting Room 2' – removes the last hurdle.
How to put it in place
- 1Zwei bis drei geeignete Außenflächen prüfen: Schatten, Lärmpegel, WLAN-Reichweite und Nähe zum Gebäude bewerten.
- 2Ausstattung beschaffen und aufbauen lassen: wetterfester Tisch, Bänke, überdachte Ecke und mindestens eine wettergeschützte Außensteckdose.
- 3Mit Facility-Management Pflege klären: Reinigung, Sonnenschirm-Handling bei Wind und Regenschutz für die Möbel.
- 4Die Außenplätze im Team vorstellen und zeigen, wie man sie im Raumbuchungssystem als „Outdoor-Meeting" buchen kann.
- 5Führungskräfte bitten, in den nächsten zwei Wochen mindestens ein regelmäßiges Team-Meeting bewusst nach draußen zu verlegen – Vorbild-Effekt.
- 6Feste „Draußen-Formate" etablieren, etwa Wochenstart-Runde oder Zweiergespräche als Walk-and-Talk am Außenplatz.
- 7Wetter-Check zur Routine machen: bei Hitze frühe Slots empfehlen, bei Regen automatisch auf den überdachten Bereich ausweichen.
- 8Alle zwei Wochen kurz nachhaken, ob die Plätze genutzt werden, und Hürden wie fehlende Beschattung oder schwaches WLAN nachbessern.
- 9Buchungszahlen der Outdoor-Plätze auswerten und mit dem Team-Feedback abgleichen.
- 10In einer kurzen Umfrage erheben, ob die Meetings draußen als produktiver und angenehmer erlebt wurden.
- 11Entscheiden, ob für die nächste Saison nachgerüstet wird – etwa Heizstrahler für die Übergangszeit oder ein zweiter Platz.
What you need
- Effort
- half a day
- Cost
- under €100
- Duration
- Saisonal
- Setup
- 120 min
- ✓ Low cost
- ✓ Visible
- ✓ Creativity boost
Eligible for funding: up to €600 tax-free
As part of a structured workplace health process, this measure is tax-free under § 3 no. 34 of the German Income Tax Act (EStG) up to €600 per employee per year — BGF-Kompass supplies the process. Certified offers (e.g. from Upfit) are additionally subsidised by statutory health insurers under § 20b SGB V.
Health-insurer funding & tax: how to apply →Adopt it for your company
Register for free — and the measure is ready to go in your cockpit: invitation, feedback survey and appointment are already set up. First cycle, first numbers for the boss.
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